La fatturazione elettronica, obbligatoria dal 1° gennaio 2019, rappresenta un passaggio fondamentale per le aziende italiane verso la digitalizzazione. Questo sistema prevede l’uso di software specifici per la creazione e la trasmissione della fattura elettronica, che viene così inviata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che verifica e recapita i documenti in modo sicuro.
Rispetto alla fattura cartacea, il formato elettronico riduce il margine di errore e facilita la conservazione a lungo termine. Ci sono, in sostanza, solo benefici dall’adozione della fatturazione elettronica.
Non sai da dove cominciare? Ecco una guida alla fattura elettronica!
Fattura Elettronica: cos’è e come funziona
Il primo gennaio 2019 è partito l’obbligo della fatturazione elettronica. Come si fa? In sostanza si utilizza un software di trasmissione delle fatture che vengono compilate al suo interno quindi trasmesse digitalmente al cliente tramite il Sistema di Interscambio detto SdI.
Il sistema SdI verifica che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico al quale il cliente desidera venga recapitata la fattura. In caso di esito positivo, consegna in modo sicuro la fattura al destinatario e il mittente solitamente ottiene una ricevuta di recapito, quindi sa se la fattura è stata consegnata.
Differenze tra Fatturazione Elettronica e fattura cartacea
Prima sostanziale differenza tra la fatturazione elettronica e la fatturazione cartacea è il mezzo attraverso il quale vengono create e trasmesse le fatture. Chiaramente, nel caso della fatturazione elettronica, per definizione, questo avviene elettronicamente, tramite software che memorizza ogni fattura creata e/o trasmessa.
Prima della fatturazione elettronica c’era la fattura cartacea, un documento fisico che veniva inviato al cliente tramite posta. Oggi però ci sono ancora aziende che compilano le fatture su un software locale quindi le inviano tramite PDF via mail ai propri clienti. Questo sistema ha un notevole margine di errore, perché richiede, in ogni caso, un altro file su cui annotare tutte le fatture trasmesse da compilare manualmente e non hai piena visibilità sulla percentuale di consegna delle fatture e sugli errori.
Come fare la Fatturazione Elettronica
Quindi, come si fa la fatturazione elettronica? Sembra complesso ma in realtà, anche in questo ambito, il digitale ha snellito di molto un processo che altrimenti sarebbe dispendioso, soprattutto in termini di tempo. Basta scegliere lo strumento più adatto alle proprie necessità, recuperare tutti i dati del cliente e inserirli nel sistema scelto.
Fatturazione Elettronica: come si fa
Per fare una fattura elettronica prima di tutto è necessario scegliere lo strumento con il quale crearla e trasmetterla. L’Agenzia delle Entrate consente a chiunque di accedere tramite SPID al Sistema di Interscambio. Anche se il sistema non è particolarmente difficile da capire, il limite di utilizzare questo strumento consiste nel fatto che non si tratta di un gestionale, ma solo di un canale di comunicazione.
Aziende più strutturate, ma anche le piccole-medie imprese, possono trarre vantaggio dai software specificamente pensati per la fatturazione elettronica, che parlano con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate ma al contempo consentono alle aziende di avere visibilità a livello amministrativo su tutto ciò che riguarda le fatture.
Primi passi per emissione Fattura Elettronica
Se non sai ancora nulla di fatturazione elettronica, valuta insieme al team amministrativo un software di contabilità che supporti la fatturazione elettronica. Molti di questi software guidano passo passo nell’inserimento dei dati e generano automaticamente il file XML nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate. Il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate è sì gratuito, ma quelli a pagamento diventano dei veri e propri gestionali amministrativi.
È ciò che fa il nostro servizio di fatturazione elettronica attiva e passiva: permette l’emissione e la trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate ma anche la conservazione digitale delle fatture passive.
Chi è esonerato dall’emissione della Fattura Elettronica
Attualmente, ci sono alcune categorie professionali che sono escluse dall’obbligo della fatturazione elettronica, ovvero gli operatori sanitari che trasmettono dati al Sistema Tessera Sanitaria (STS). Si tratta di tutti i professionisti e le strutture sanitarie obbligate a comunicare i dati delle prestazioni al Sistema Sanitario. Tra questi rientrano:
- medici;
- dentisti;
- fisioterapisti;
- igienisti dentali;
- psicologi;
- altri operatori sanitari che offrono servizi a persone fisiche private.
L’esenzione nasce per proteggere la privacy dei pazienti, poiché la fatturazione elettronica comporterebbe la trasmissione di dati sensibili tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
Questa eccezione riguarda tutte le prestazioni sanitarie che vengono fornite direttamente ai pazienti e che quindi generano documenti fiscali contenenti informazioni sensibili. Per tutte le altre prestazioni che non ricadono sotto l’obbligo di invio dei dati al STS, invece, anche i professionisti della salute devono usare la fatturazione elettronica.
Un’importante novità riguarda i contribuenti forfettari e quelli che adottano il regime dei minimi. Fino a poco tempo fa, questi professionisti e piccoli imprenditori erano esonerati dalla fatturazione elettronica per semplificare il loro adempimento fiscale. Tuttavia, a partire dal 1° gennaio 2024 è scattato l’obbligo anche per loro secondo il decreto-legge n. 36/2022.
Come compilare una Fattura Elettronica
Ogni software di fatturazione elettronica prevede passaggi diversi, ma possiamo generalizzare come compilare una fattura elettronica indicando i dati di cui qualsiasi strumento ha bisogno per poterla trasmettere correttamente.
Prima di tutto occorrono i tuoi dati e dovrai inserirli nel momento in cui ti registri ad un software terzo (nel caso dello strumento fatture e corrispettivi di Agenzia delle Entrate non serve perché tramite SPID il sistema rileva tutti i tuoi dati). In particolare dovrai inserire:
- Denominazione o Ragione Sociale;
- Partita IVA e Codice Fiscale;
- Indirizzo completo.
Poi devi inserire i dati del cliente. Molti software consentono di recuperarlo inserendo semplicemente la partita IVA. Nel caso questo non fosse possibile, dovrai avere a tua disposizione:
- Nome e Cognome o Ragione Sociale del cliente (se il cliente è un privato, è sufficiente il codice fiscale);
- Codice Fiscale o Partita IVA ;
- Codice Destinatario o PEC.
A questo punto, scelto il destinatario della fattura, devi compilare la fattura in ogni sua parte inserendo:
- Numero e data fattura, ovvero il numero progressivo e univoco per ciascun anno fiscale e la data di emissione;
- Descrizione dei beni o servizi fatturati;
- Quantità e prezzo unitario del prodotto / servizio;
- Imponibile e IVA, cioè il totale imponibile per ciascun prodotto o servizio e l’aliquota IVA corretta (22%, 10%, 4% o esenzione, a seconda dei casi).
Se la tua attività prevede l’applicazione della ritenuta d’acconto (come per i liberi professionisti), aggiungi l’importo corrispondente. Per le prestazioni sanitarie o per altri casi specifici, indica eventuali contributi previdenziali (come il contributo INPS o alla cassa di categoria).
Inserisci quindi le modalità di pagamento e le scadenze, specificando la data entro cui il pagamento deve essere effettuato, il metodo (bonifico bancario, carta, contanti) e le coordinate bancarie o IBAN, se necessario.
Come inviare una Fattura Elettronica
Una volta compilati tutti i campi, sei pronto per l’emissione della fattura elettronica. Verifica attentamente tutte le informazioni inserite. I software di fatturazione elettronica solitamente generano automaticamente il file XML, che è il formato richiesto dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Questo file contiene tutti i dati strutturati della fattura ed è pronto per l’invio.
Riceverai una notifica di consegna se la fattura è stata recapitata correttamente, oppure una notifica di scarto nel caso in cui ci fossero errori da correggere.
Come predisporre, inviare e ricevere l’E-Fattura
Ogni azienda e ogni business ha caratteristiche diverse che vanno a influire sulla compilazione della fattura elettronica. Cambiano termini di pagamento, prestazioni, quantità, cifre, IVA eccetera ma ci sono dei punti in comune tra tutti i soggetti che devono compilare e inviare e/o ricevere una fattura elettronica. Ecco quali.
Come si predispone una fattura elettronica
La fattura elettronica va compilata con i dati di cui abbiamo appena parlato. I software principali di fatturazione elettronica consentono di salvare una fattura per inviarla in un secondo momento. In ogni caso è consigliabile predisporre la fattura soltanto nel momento in cui hai tutti i dati a tua disposizione.
In questo modo puoi prepararla in un unico passaggio senza il rischio di trasmetterla e trovare errori successivamente. Una volta inviata, infatti, non è possibile tornare indietro e modificarla ma solo emettere una nota di credito e rifarne un’altra.
Come si invia una fattura elettronica al cliente
L’invio di una fattura elettronica è piuttosto semplice: devi compilare tutti i campi obbligatori (attenzione perché ci sono dei valori che i sistemi normalmente non rilevano come obbligatori, ma sono fondamentali per il saldo della fattura, come i termini di pagamento). Dopodiché, con un’unica azione, la fattura parte.
Come abbiamo già detto, non potrai tornare indietro nel momento in cui trasmetti la fattura, motivo per cui devi controllare per bene ogni passaggio prima di procedere.
Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura
Quando il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate riceve una fattura elettronica, a prescindere dallo strumento che hai utilizzato per farlo, esegue una serie di operazioni per garantire che la fattura sia formalmente corretta e che possa essere inoltrata al destinatario.
Prima di tutto esegue un controllo formale della fattura quindi verifica la validità del formato XML. Dopodiché controlla i dati obbligatori e questo avviene nel momento in cui trasmetti una fattura tramite un software terzo, perché attraverso lo strumento Fatture e Corrispettivi il controllo è in tempo reale (viene rilevato l’errore nel momento in cui inserisci una partita IVA o un codice fiscale sbagliato).
Quindi, il sistema procede alla verifica del codice destinatario o dell’indirizzo PEC inserito. In assenza di entrambi, la fattura viene inviata al cassetto fiscale del destinatario (non sono campi obbligatori di solito).
Solo a quel punto la fattura viene correttamente inviata al destinatario e il mittente riceve una notifica di esito di consegna o di scarto. Una volta completato il processo di invio, la fattura viene archiviata nel cassetto fiscale sia del mittente che del destinatario. Questo consente a entrambe le parti di consultarla in qualsiasi momento.
Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio
Se, al contrario, devi essere tu a ricevere una fattura elettronica, il SdI invia la fattura direttamente al sistema di ricezione del provider e ricevi anche una PEC, se è inserita dal mittente. Se usi un software terzo, le fatture elettroniche vengono importate direttamente dal sistema. Il software, infatti, può leggere e archiviare automaticamente le fatture provenienti dal SdI.
In ogni caso, accedendo al tuo cassetto fiscale sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, puoi visualizzare tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute.
Come si conservano le fatture elettroniche
Le fatture in Italia devono essere conservate per almeno 10 anni. La conservazione sostitutiva è quel processo che permette di archiviare digitalmente i documenti in conformità alla legge. Per essere a norma, la conservazione digitale deve assicurare integrità, autenticità e immodificabilità del documento nel tempo.
Tuttavia gli strumenti digitali danno la possibilità di conservare una gran mole di documenti per molti anni nello stesso formato, diversamente dalle fatture cartacee che possono essere salvate soltanto localmente in versione PDF o su cloud (ma deve essere uno spazio sicuro).
Come scegliere la Fattura Elettronica più adatta
Non c’è un sistema o un software perfetto per tutti, perché ogni realtà aziendale è diversa e ha le sue esigenze. Proprio da qui occorre partire nella scelta dello strumento migliore per gestire la fatturazione elettronica. Cosa ti serve e perché.
Fattura Elettronica: quale scegliere
Ci sono diverse soluzioni per la fatturazione elettronica. Se sei un libero professionista o un’azienda che emette poche fatture, potrebbe bastarti una soluzione semplice ed economica. Se invece hai un volume maggiore di fatture o se devi gestire una maggiore varietà di clienti (sia privati che altre aziende), sarà meglio optare per un software di fatturazione che possa automatizzare ogni fase del processo, oltre a darti una visibilità amministrativa a 360°.
Software per la Fatturazione Elettronica: soluzioni per PMI e grandi aziende
Quando si tratta di scegliere un software per la fatturazione elettronica, è importante capire che le esigenze di una Piccola e Media Impresa (PMI) sono spesso diverse rispetto a quelle di una grande azienda. Sebbene entrambe le categorie abbiano bisogno di conformarsi alla normativa fiscale, le PMI tendono a preferire soluzioni più semplici ed economiche, mentre le grandi aziende potrebbero necessitare di strumenti più complessi e integrati con altre piattaforme aziendali.
Criteri di scelta: facilità d’uso, costi e funzionalità avanzate
La facilità d’uso è uno degli aspetti più importanti nella scelta di un software per la fatturazione elettronica, soprattutto se non si ha molta esperienza con la tecnologia o con la gestione contabile. Un buon software deve avere un’interfaccia chiara, semplice e facile da navigare. Se il software è complesso o difficile da comprendere, il rischio è di commettere errori nella compilazione delle fatture o nella gestione del sistema.
Chiaramente un buon supporto clienti e una documentazione completa (manuali e tutorial) sono essenziali per chi non ha esperienza nel settore fiscale o nella gestione delle fatture elettroniche. Poter gestire le fatture anche in mobilità è un plus importante se si parla di facilità d’uso dei programmi di fatturazione elettronica.
Passiamo ai costi. Un software economico potrebbe sembrare allettante, ma se non ha tutte le funzionalità necessarie o è complicato da usare, rischi di perdere tempo e denaro a lungo termine. Allo stesso modo, un software costoso che offre molte funzionalità avanzate potrebbe non essere adatto per una piccola impresa con necessità più semplici.
Infine, occorre considerare le funzionalità avanzate di questi strumenti. Un software che si integra direttamente con il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate permette di inviare e ricevere le fatture elettroniche in modo automatico e conforme alla legge evitando errori di trasmissione. Inoltre, un buon software di fatturazione dovrebbe offrire la conservazione elettronica a norma, che significa che le fatture vengono archiviate in modo sicuro e conforme alle normative italiane. Esattamente ciò che fa il nostro software.
Alcuni strumenti di fatturazione elettronica offrono anche funzionalità contabili avanzate, come la gestione delle scadenze, il controllo dei pagamenti e la generazione di report fiscali. Questo può essere utile per avere un quadro completo delle tue entrate e per la dichiarazione fiscale: un software di fatturazione elettronica diventa, in pratica, un piccolo gestionale.
Come Implementare la Fatturazione Elettronica nella tua azienda
Implementare la fatturazione elettronica nella tua azienda ti porterà diversi vantaggi. Aldilà degli obblighi di legge, poter contare su un software che automatizza un’attività laboriosa come quella della fatturazione vuol dire avere il tempo per dedicarsi ad attività più strategiche, anche in amministrazione.
Primi passi per adottare la Fatturazione Elettronica
Il primo passo per passare alla fatturazione elettronica è valutare il volume delle transazioni, il livello di automazione desiderato e le tue esigenze specifiche, come la gestione dei pagamenti. Poi, organizza una formazione di base per il personale, per familiarizzare con il nuovo sistema e sfruttarne al meglio le funzionalità.
Requisiti tecnici e software necessari
Per adottare la fatturazione elettronica, è essenziale disporre di un software che rispetti i requisiti tecnici previsti dalla normativa italiana, come l’integrazione con il Sistema di Interscambio (SdI) e la conservazione digitale a norma. Esistono diverse soluzioni software che permettono di generare, inviare e ricevere fatture elettroniche in formato XML. Assicurati di scegliere un fornitore affidabile che offra supporto tecnico e aggiornamenti costanti per mantenere il sistema conforme alle leggi fiscali.
Come integrare la Fatturazione Elettronica nei sistemi aziendali
Integrare la fatturazione elettronica nei sistemi aziendali esistenti può facilitare notevolmente il flusso di lavoro. Verifica la compatibilità del software di fatturazione elettronica con altri strumenti aziendali, come il gestionale contabile o il CRM, per sincronizzare dati e processi. Una buona integrazione ti consentirà di centralizzare i documenti fiscali, ridurre l’inserimento manuale dei dati e migliorare il monitoraggio delle scadenze, semplificando la gestione amministrativa dell’azienda.
Poi, quando strumenti e personale sono pronti, comincia a fatturare elettronicamente. Ricorda di avvisare i tuoi clienti di aver trasmesso fattura tramite SdI, così che possano verificarlo nel loro cassetto fiscale.
Vantaggi della Fatturazione Elettronica
Come abbiamo già anticipato, la fatturazione elettronica porta tanti vantaggi alle aziende che sicuramente valgono l’investimento fatto in termini di budget sullo strumento e di formazione per il personale. Infatti, gestire le fatture elettroniche è molto più semplice di quella tradizionali, dato che semplificano i processi amministrativi, riducendo i costi e garantendo il rispetto delle normative. Questo sistema digitale consente di ottimizzare la gestione delle fatture e di migliorare l’efficienza operativa complessiva.
Benefici organizzativi e vantaggi economici
Uno dei principali vantaggi della fatturazione elettronica è la riduzione dei costi associati alla stampa, alla spedizione e all’archiviazione delle fatture cartacee. Certo, occorre considerare l’investimento fatto sullo strumento nel caso in cui decidessi di usare un software professionale per la fatturazione elettronica, ma questo costo viene abbondantemente recuperato nel giro di pochissimo tempo.
Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile organizzare e consultare i documenti fiscali in modo più efficiente, migliorando la gestione interna e riducendo gli errori manuali. L’automazione di molte attività, come l’invio e la registrazione delle fatture, permette di risparmiare tempo e risorse che possono essere reinvestiti in attività a maggior valore aggiunto.
Conformità normativa e tempi di risparmio operativo
La fatturazione elettronica garantisce anche la piena conformità alle normative fiscali, riducendo il rischio di sanzioni e irregolarità. Le fatture sono emesse e archiviate in formato digitale, facilitando i controlli da parte delle autorità e assicurando che ogni documento rispetti i requisiti di legge.
Inoltre, grazie all’integrazione con il Sistema di Interscambio, la gestione del flusso di fatture diventa più rapida ed efficace, i tempi di elaborazione si riducono e migliorano la puntualità dei pagamenti e la trasparenza operativa.
Errori comuni nella Fatturazione Elettronica e come evitarli
La fatturazione elettronica, pur semplificando molti aspetti della gestione fiscale, può nascondere insidie per chi è nuovo al sistema. Errori tecnici o di conformità possono compromettere la corretta trasmissione delle fatture ed esporre l’azienda a pesanti sanzioni. Conoscere gli errori più comuni e le soluzioni per evitarli aiuta a rendere la fatturazione elettronica più sicura e a prova di errore.
Errori tecnici più comuni nella compilazione
Alcuni degli errori più frequenti riguardano la compilazione tecnica della fattura. Ad esempio, potresti sbagliare i dati obbligatori, come il numero di partita IVA o il codice destinatario, quindi la fattura verrebbe recapitata al destinatario sbagliato.
Anche errori nel formato XML, come caratteri non validi o codici errati, possono bloccare la trasmissione della fattura. Per evitarli, è utile adottare software di fatturazione che validino automaticamente i dati e avvisino in caso di campi incompleti o errori di formattazione.
Errori di compliance normativa e procedure corrette
Altri errori comuni derivano dal non rispettare le normative fiscali previste per la fatturazione elettronica. Ad esempio, l’omissione di alcuni elementi richiesti dalla legge o il mancato rispetto delle scadenze possono comportare sanzioni.
È importante, quindi, conoscere bene le disposizioni fiscali e assicurarsi che la conservazione digitale sia a norma, con un sistema che archivi le fatture per il periodo richiesto dalla legge (almeno 10 anni).
