La fatturazione elettronica rappresenta una svolta importante per aziende e professionisti, in quanto offre vantaggi in termini di efficienza, risparmio di tempo e riduzione dell’impatto ambientale come nessun altro strumento digitale consente all’amministrazione.
Tuttavia è normale, soprattutto per chi è alle prime armi, fare errori con la fatturazione elettronica. Basta un campo sbagliato e l’intero documento potrebbe non essere consegnato, presentare lacune che richiedono una nota di credito e/o essere inviato al destinatario sbagliato.
Come evitare gli errori comuni nella fatturazione elettronica? Con questi pratici consigli!
Gli errori più comuni nella fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica richiede precisione e attenzione ai dettagli. Anche i professionisti più precisi, però, possono fare errori, persino banali. Vediamo dunque le tipologie di errori più frequenti che possono verificarsi durante l’emissione delle fatture.
Errori di inserimento dati anagrafici
Uno degli errori più diffusi riguarda l’inserimento errato dei dati anagrafici dei clienti o dei fornitori. Può darsi il caso che, durante la compilazione della fattura elettronica, tu possa sbagliare:
- Codice fiscale o partita IVA, in tal caso la fattura non viene accettata dal Sistema di Interscambio (SdI) a meno che non sia un codice reale (in tal caso viene recapitata al destinatario sbagliato);
- Dati del cliente incompleti di informazioni obbligatorie, come indirizzo o denominazione, che può causare problemi nell’identificazione del destinatario (se obbligatori, il gestionale riporta un errore e potrebbe anche non inviare la fattura);
- Errori di digitazione causati da una svista nell’inserimento di nomi, indirizzi o codici che possono invalidare la fattura.
Non ci sono strumenti specifici per evitare questo genere di errori. A parte verificare sempre i dati anagrafici prima dell’invio, i principali software di fatturazione elettronica segnalano la presenza di errori: prima di procedere con l’invio, verifica che non ci siano segnalazioni.
Errori nei dati contabili
Un altro tipo di errore frequente nella fatturazione elettronica è quello di sbagliare i dati contabili. Questo può compromettere la validità della fattura elettronica. Tra gli errori più comuni troviamo:
- imposta calcolata in modo errato, quindi una percentuale IVA errata o un totale incongruente rispetto alle voci della fattura;
- divergenze tra gli importi indicati con totali non corrispondenti tra subtotali, imposte e importo finale.
In entrambi i casi, il gestionale solitamente riporta una segnalazione, indicando un’incongruenza tra le informazioni inserite. Invece, nel caso in cui la descrizione delle voci sia poco chiara con indicazioni incomplete o vaghe sui beni o servizi forniti, il sistema non può segnalare alcunché: sarà il destinatario della fattura a farlo sapere al mittente. In questo caso, l’unico modo per intervenire è emettere nota di credito e rifare da capo la fattura.
Errori nella trasmissione delle fatture elettroniche
Anche nel caso in cui la fattura sia stata compilata in tutti i suoi campi in modo preciso, possono verificarsi degli errori durante la trasmissione. Ad esempio, il formato potrebbe essere non conforme (il file XML deve rispettare precisi standard per essere accettato dal SdI), anche se, nella maggior parte dei software di fatturazione elettronica, questo non accade.
Possono verificarsi altri due errori durante la trasmissione:
- la fattura viene recapitata al destinatario sbagliato perchè è stato inserito uno SDI o una p.IVA corretta nella forma ma riferita al destinatario sbagliato;
- la fattura non viene recapitata perché il destinatario è inesistente.
L’unico modo per evitare questi errori è verificare il formato del file XML prima dell’invio e assicurarsi che i dati del destinatario siano corretti e aggiornati.
Codici di errore e come interpretarli
Il Sistema di Interscambio assegna un codice di errore alla fattura elettronica durante il processo di validazione. Questi errori vengono così catalogati dall’Agenzia delle Entrate.
1. Verifica sulla nomenclatura e l’unicità del file trasmesso
Il sistema controlla che il nome del file sia conforme alle specifiche tecniche e che non sia già stato inviato un file con lo stesso nome. Inoltre, verifica l’unicità del file tramite l’hash (impronta informatica). In caso di esito negativo, il file viene rifiutato con i seguenti codici di errore:
- Codice 00001: Nome file non valido.
- Codice 00002: Nome file duplicato.
- Codice 00404: È stato già trasmesso un file con identico contenuto.
2. Verifica sulle dimensioni del file
Il sistema assicura che il file non ecceda le dimensioni ammesse per il canale di trasmissione utilizzato. Se il file supera le dimensioni consentite, viene rifiutato con il codice:
- Codice 00003: Le dimensioni del file superano quelle ammesse.
3. Verifica di integrità del documento
Questo controllo garantisce che il documento non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma elettronica. Se l’integrità non è confermata, il file viene rifiutato con il codice:
- Codice 00102: La firma elettronica apposta al file non risulta valida.
4. Verifica di autenticità del certificato di firma
Il sistema verifica la validità del certificato di firma utilizzato, assicurandosi che non sia scaduto, revocato o sospeso. In caso di certificato non valido, il documento viene rifiutato con il codice:
- Codice 00103: Il certificato di firma non è valido.
5. Verifica sulla validità del documento
Il sistema controlla che il documento XML sia conforme alle specifiche tecniche e che non presenti errori di formato o struttura. Eventuali anomalie generano codici di errore specifici, come:
- Codice 00200: File non conforme al formato.
- Codice 00201: File non conforme al schema XML.
6. Verifica dei dati obbligatori
Il sistema verifica la presenza e la correttezza dei dati obbligatori, come partita IVA, codice fiscale, data e numero della fattura. La mancanza o l’errata compilazione di questi dati comporta il rifiuto del file con codici di errore quali:
- Codice 00301: Dati obbligatori mancanti o errati.
7. Verifica della coerenza dei dati
Il sistema controlla la coerenza tra i dati presenti nel file, ad esempio la corrispondenza tra imponibile e IVA calcolata. In caso di discrepanze, il file viene rifiutato con codici come:
- Codice 00302: Incongruenza nei dati contabili.
Errori fattura elettronica: le best practices per non rischiare di sbagliare
Adottare le giuste pratiche può ridurre al minimo il rischio di errori nella fatturazione elettronica. Ecco alcune best practices da seguire:
- usa software affidabili che offrano aggiornamenti automatici in linea con le normative vigenti;
- verifica i dati inseriti nella fattura prima dell’invio:
- aggiorna regolarmente i database e i dati in rubrica di clienti e fornitori;
- monitora lo stato delle fatture.
Cosa fare in caso di problemi con la fatturazione elettronica
Se sei riuscito a identificare un errore commesso durante la compilazione della fattura quando ancora non l’hai trasmessa, riapri il documento dal gestionale e fai subito la modifica. In questo caso, potrai inviarla in modo corretto.
Se invece hai inviato una fattura con dati sbagliati, non potrai fare altro che emettere una nota di credito e inviare una nuova fattura al destinatario. Non deve avere lo stesso numero, ma dovrà seguire la numerazione contando quella sbagliata come fattura precedente.
In caso di scarto da parte del SdI, invece, puoi apportare le correzioni necessarie e inviare nuovamente il file.
