La fatturazione elettronica porta una serie di vantaggi inequivocabili alle aziende e alle PMI. Avviare la fatturazione elettronica nella tua realtà imprenditoriale richiede alcune scelte strategiche e la conoscenza delle normative di riferimento.
In questa guida vedremo come avviare la fatturazione elettronica nella tua PMI.
Fatturazione elettronica PMI: cos’è e chi riguarda
La fatturazione elettronica è un sistema digitale per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture. Sostituisce completamente il formato cartaceo, utilizzando uno standard digitale (XML) per garantire uniformità e sicurezza dei dati. Per le PMI, l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda tutte le transazioni tra soggetti IVA (fatturazione B2B) e tra soggetti IVA e la Pubblica Amministrazione (fatturazione B2G).
Tuttavia, anche le transazioni con consumatori finali possono essere gestite in formato elettronico. Questo obbligo si applica a quasi tutte le imprese, con eccezioni per alcune categorie come i regimi forfettari (salvo modifiche normative).
Fattura elettronica: le indicazioni per le PMI
Per le PMI, l’introduzione della fatturazione elettronica richiede alcuni passaggi chiave, ecco quali.
- Scegli un software gestionale, un programma compatibile con lo standard XML e capace di dialogare con il Sistema di Interscambio (SdI);
- Registrati presso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate;
- Fai formazione interna al personale amministrativo sull’uso del software e sulla gestione dei documenti elettronici.
In alternativa, le PMI possono affidarsi a consulenti o aziende specializzate che si occupano della gestione dell’intero processo.
Come emettere fattura elettronica
Una volta che hai scelto lo strumento di fatturazione elettronica più adatto per la tua realtà, imparare come emettere fatture elettroniche non sarà tanto difficile. In generale infatti il funzionamento tra le piattaforme è piuttosto simile:
- prima di tutto devi inserire i dati della fattura (intestatario, descrizione dei servizi/prodotti, importi, ecc.);
- poi la fattura viene convertita automaticamente in formato XML dal software;
- la fattura viene trasmessa al SdI, che verifica la correttezza formale del documento. Se valida, la inoltra al destinatario;
- il SdI invia una notifica di esito (accettazione o rifiuto), che va gestita dall’impresa.
È fondamentale assicurarsi che tutti i dati siano corretti per evitare rifiuti e ritardi nell’elaborazione, ma l’emissione, come vedi, è molto semplice.
Costi e risparmio legato all’adozione della fatturazione elettronica
L’introduzione della fatturazione elettronica comporta un investimento iniziale per l’acquisto o l’attivazione di un software gestionale. Tuttavia, i costi si bilanciano rapidamente grazie ai risparmi ottenuti.
Già il fatto di non aver più bisogno di carta fa capire il livello di risparmio che il digitale consente di ottenere. Ma la digitalizzazione serve anche per accelerare la gestione e al contempo ridurre gli errori, che costano tempo e budget.
Nel lungo termine, in pratica, il risparmio supera di gran lunga i costi iniziali.
Integrazione della fatturazione elettronica con altri processi aziendali
Uno dei vantaggi principali della fatturazione elettronica è la possibilità di integrarla con altri processi aziendali, migliorando la gestione complessiva dell’impresa.
I dati delle fatture elettroniche possono essere importati direttamente nei software di contabilità e questo riduce il lungo lavoro manuale che poteva richiedere un metodo analogico.
Poi, per le PMI che gestiscono magazzini, la fatturazione elettronica si rivela particolarmente strategica e utile perché permette di aggiornare automaticamente le quantità disponibili. Tutti hanno visibilità sui dati e l’ottimizzazione è massima.
Questa integrazione possibile tra software di fatturazione elettronica e altri processi aziendali consente di ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare la produttività.
Gestire le risposte dal Sistema di Interscambio
Una parte fondamentale del processo di fatturazione elettronica è la gestione delle notifiche inviate dal Sistema di Interscambio.
- Notifica di accettazione: conferma che la fattura è stata validata e trasmessa correttamente al destinatario;
- Notifica di scarto: segnala eventuali errori nel documento, come dati mancanti o errati;
- Notifica di mancata consegna: indica che la fattura non è stata recapitata al destinatario, ma è comunque disponibile sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Le PMI devono monitorare regolarmente queste notifiche per assicurarsi che tutte le fatture siano processate correttamente.
Gestione archiviazione delle fatture elettroniche
Un altro aspetto cruciale è la conservazione delle fatture elettroniche. La normativa italiana richiede che le fatture siano archiviate digitalmente per almeno 10 anni, in modo sicuro e facilmente consultabile. I software come quello di GSP includono la ricezione delle fatture passive e la loro conservazione digitale sicura, garantendo conformità normativa e accessibilità.
