Condizioni Generali e Termini di Servizio E-fattura
Ultimo aggiornamento 15/02/2024
Vers. 2.6
1. DEFINIZIONI
CONTRATTO: Documento che disciplina i rapporti tra le parti composto dalle presenti Condizioni Generali di Contratto;
GSP: si intende Gestione Servizi Privati Srl, con sede Legale in Roma, Via Lucio Mariani n. 66, preposta allo svolgimento delle attività e all’esecuzione del Servizio.
CLIENTE: la persona fisica o giuridica che conferisce a GSP incarico per l’esecuzione del Servizio di conservazione dei documenti informatici di cui è titolare.
MONINVOICE: si intende il Servizio di Fatturazione Elettronica e Conservazione delle Fatture.
MANUALE: il Manuale della Conservazione dei documenti informatici adottato dal Titolare dei documenti informatici
FATTURA ELETTRONICA: fattura emessa in formato elettronico dal Cliente o emessa nei confronti del Cliente medesimo in conformità alle regole tecniche previste dalla normativa vigente.
SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI): piattaforma informatica, istituita dal Ministero dell’Economia e Finanze per l’Agenzia delle Entrate e gestita da SOGEI, per l’interscambio dei dati ai fini della ricezione e trasmissione delle fatture elettroniche.
PRODUTTORE dei PdV: persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento e assicura la trasmissione al sistema di conservazione.
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE: il Cliente, il quale ha la facoltà di delegare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla vigente normativa (DPCM 3 dicembre 2013 e Linee Guida Agid).
RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE /CONSERVATORE: GSP a cui viene affidato il servizio di conservazione che garantisce gli standard tecnici e tecnologici e l’affidabilità organizzativa, strutturale, fisica, professionale e finanziaria necessaria per svolgere le attività di certificazione definite dall’Agenzia dell’Italia Digitale.
CEDENTE O PRESTATORE: è l’operatore economico che fornisce i beni e/o la prestazione oggetto della fattura elettronica.
SOGGETTO EMITTENTE ED INTERMEDIARIO PER LA FATTURA ELETTRONICA: si intende il soggetto, diverso dal Cedente/ Prestatore, che emette /o trasmette e/o riceve la fattura elettronica per conto di quest’ultimo, ai sensi dell’art. 1 comma 212 L. 244/2017.
CORRISPETTIVI: gli importi dovuti dal Cliente per l’esecuzione dei Servizi previsti nel Listino Prezzi disponibile on-line;
2. OGGETTO
Il contratto ha ad oggetto le condizioni e i termini che regolano la fornitura del Servizio di Gestione e Conservazione di Fatture Elettroniche fornito da GSP.
3. PERFEZIONAMENTO DEL CONTRATTO E ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO
Moninvoice è acquistabile mediante formula di collocamento on line, le informazioni di cui all’art. 12 D.lgs. 70/03 sono riportate nella apposita sezione del sito www.gspnet.it, unitamente alle presenti Condizioni Generali ed al listino prezzi e possono essere in ogni momento memorizzate, stampate e riprodotte.
Il contratto è concluso tramite la pressione del pulsante “ACQUISTA IL SERVIZIO” e comporta il pagamento del prezzo secondo la modalità selezionabile dal cliente tra quelle disponibili (Carta di Credito, Paypal, Bonifico Bancario).
L’accettazione per presa visione delle presenti Condizioni Generali, delle clausole vessatorie ex art. 1341 e 1342 c.c. e dell’Informativa Privacy, avviene mediante apposizione del flag nella corrispondente casella.
GSP provvederà all’attivazione del Servizio e al rilascio delle credenziali per l’accesso web al Servizio (User ID e Password).
4. DURATA E RECESSO
Il contratto ha durata pari ad anni 1 (uno) dall’attivazione del servizio.
Alla data di scadenza il contratto si rinnoverà tacitamente di anno in anno, salvo disdetta di una delle parti da comunicarsi con lettera raccomandata A/R o posta elettronica certificata con preavviso di giorni sessanta (60) prima della scadenza contrattuale.
È fatta salva la facoltà di recesso per ciascuna Parte da comunicarsi con lettera raccomandata A/R o posta elettronica certificata con preavviso di giorni sessanta (60) con riserva di GSP di esigere a titolo di penale un importo massimo pari al totale dei corrispettivi contrattualmente previsti e ancora dovuti fino alla naturale scadenza del contratto.
5. PAGAMENTO DEI CORRISPETTIVI
Acquistando il Servizio Moninvoice, si acquista, di fatto, un abbonamento o pacchetto di Crediti prepagati, con i quali è possibile effettuare la gestione e la conservazione di un documento digitale. Ogni Credito consente di importare nel sistema un documento informatico di dimensioni massime pari a 50 Kb. Qualora le dimensioni del documento superino i 50 Kb verrà scalato un numero di crediti maggiore, proporzionalmente alle dimensioni del documento. In caso di errata importazione, la restituzione del credito sarà a discrezione di GSP, previa richiesta da parte del Cliente da effettuare tramite i canali indicati nel Manuale. In caso di insolvenza nel pagamento nei termini, il Cliente autorizza fin d’ora GSP a sospendere l’erogazione del servizio, esonerandola da qualsiasi responsabilità per la mancata fornitura del servizio.
6. RESPONSABILITÀ ED OBBLIGHI DEL CLIENTE
Il Cliente, assumendo la responsabilità di cui all’art. 495-bis, 496 e seguenti del codice penale, garantisce la veridicità di tutti i dati personali forniti a GSP in merito a identità o altra qualità propria o di altri.
Il Cliente, assumendosi ogni rischio e responsabilità al riguardo, dichiara di possedere l’insieme delle conoscenze tecniche necessarie per la corretta utilizzazione del Servizio, compreso il trattamento e/o la sicurezza di dati e/o informazioni e/o contenuti da egli stesso immessi nel Sistema di conservazione o comunque forniti a GSP. Il Cliente è in ogni caso tenuto a conoscere le disposizioni riguardanti la vigente normativa e a controllare l’esattezza dei risultati ottenuti con l’utilizzo del Servizio.
I documenti informatici oggetto del Servizio, completi laddove previsto dei metadati ad essi associati, saranno trasmessi al sistema direttamente dal Cliente affinché siano conservati in modo elettronico per il periodo di durata stabilito nel Contratto. Le funzioni di passaggio in conservazione e di esibizione dei documenti informatici saranno svolte attraverso il Pannello di Gestione, che rende disponibili al Cliente l’insieme delle componenti funzionali a supporto del processo, nelle modalità e nei termini stabiliti dal Manuale.
I documenti informatici saranno posti in conservazione esclusivamente nel formato fornito dal Cliente.
Con la sottoscrizione del Contratto, il Cliente, fermo restando che è titolare dei propri documenti e il Responsabile della Conservazione, dichiara di aver preso attenta visione dello stesso, di averne compreso a pieno il contenuto e di esser edotto:
a) Che la redazione del Manuale della Conservazione, di sua competenza, verrà redatto tramite apposito Modello messo a disposizione da GSP;
b) Che è esclusiva responsabilità del Cliente la produzione dei documenti da conservare;
c) Che l’invio dei documenti da processare sarà effettuato secondo le modalità concordate tra le parti nella Scheda di Processo;
d) Che il Servizio di Gestione e Conservazione Fattura Elettronica richiede e si basa sull’interazione con SDI;
e) Che la corretta esecuzione dei Servizi richiede il rispetto di predeterminati requisiti e limitazioni tecniche che dovranno essere osservate anche da parte del Cliente;
f) Che la trasmissione dei Documenti effettuata dal Cliente a GSP – nelle modalità concordate contrattualmente – non garantisce in alcun modo che l’intera procedura di cui la trasmissione fa parte (ivi
compresa la ricezione o il rifiuto da parte del soggetto ricevente della stessa fattura elettronica), sia positivamente portata a termine;
g) Della validità e degli effetti giuridici della conservazione digitale;
h) Che GSP, con l’incarico di Responsabile del Servizio di Conservazione dei Documenti, è unicamente obbligata alla regolare conservazione, all’esibizione laddove richiesta e allo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini previsti dalla Legge e dal contratto;
i) Dell’obbligo di utilizzo esclusivamente personale dei codici attribuiti (per tali intendendosi, anche ai fini delle disposizioni che seguono, user ID, password fornite), in costanza della quale grava sul Cliente l’onere di provare che i medesimi sono stati abusivamente utilizzati.
In particolare, fermo il richiamo a tutti i doveri indicati e previsti dalla normativa vigente e fatti salvi gli altri obblighi previsti a suo carico nel Contratto e nel Manuale, il Cliente si obbliga a:
j) Versare in conservazione esclusivamente dati e documenti informatici di cui detiene legittima e completa disponibilità.
k) Non versare in conservazione, né trasmettere, spedire o divulgare tramite il Servizio, documenti informatici o dati riportanti materiale e/o notizie diffamatorie o comunque lesive di diritti di terzi, obbligandosi a vigilare sul corretto utilizzo del Servizio da parte dei soggetti autorizzati ad accedervi, con totale esonero di GSP da ogni responsabilità e da ogni obbligo di verifica in proposito;
l) Creare ed inviare a GSP il flusso dei documenti e dati da versare in conservazione ed effettuare le verifiche nei tempi, nei modi e nel rispetto delle cadenze previste dalle norme vigenti in materia tributaria e fiscale, manlevando GSP da qualunque responsabilità dovuta a ritardato o erroneo invio dei documenti;
m) Consultare i documenti con le modalità previste nell’ambito dell’offerta;
n) Conservare con la massima diligenza i codici che gli sono stati attribuiti impegnandosi altresì a non consentire l’utilizzo del servizio a terzi;
o) Versare in conservazione documenti informatici nei formati conformi a quelli descritti nel Manuale, negli allegati tecnici e/o come diversamente concordato nella fase di start-up;
p) Garantire che i certificati delle firme digitali utilizzate non siano stati revocati o sospesi;
q) In caso di smarrimento o sottrazione dei codici attribuiti:
- sporgere immediatamente denuncia alle Autorità competenti;
- comunicare tempestivamente l’evento a GSP attivando prontamente le procedure indicate in fase di registrazione.
Il Cliente prende atto ed accetta inoltre che solo il Cliente, e per esso i loro incaricati, qualora specificatamente autorizzati, potranno richiedere al Responsabile del Servizio di Conservazione l’accesso e l’esibizione dei documenti informatici conservati per acquisire le informazioni di loro interesse nei limiti previsti dalla legge. Tali informazioni vengono fornite dal Sistema di conservazione secondo le modalità previste dal Manuale.
Il Cliente è obbligato ad osservare le procedure di generazione, rilascio, sospensione e rigenerazione delle Credenziali di accesso, e/o di altre eventuali credenziali di autenticazione, necessarie ad accedere al Servizio. Il Cliente, successivamente al ricevimento della password, è tenuto a modificarla ed a mantenerla segreta e s’impegna a non trasferirla a terzi, sollevando comunque GSP da ogni responsabilità per qualsiasi atto illegittimo compiuto con detta password. Il Cliente assume altresì l’onere di provvedere alla variazione periodica della password di accesso nel rispetto degli standard di sicurezza e della normativa in tema di protezione dei dati personali di cui al Regolamento EU 679/2016.
Il Cliente prende atto ed accetta che rimarrà esclusivamente responsabile per fatti o atti (anche omissivi) riferibili alla corretta gestione dei dati e/o delle fatture che intende trasmettere in forma elettronica e/o dei dati contenuti nei Documenti per i quali è richiesta l’esecuzione dei Servizi, manlevando GSP da ogni eventuale responsabilità (rilevante sul piano fiscale, civilistico e penale) presente e futura, e rinunciando ad avanzare qualsivoglia pretesa nei confronti di GSP. Il Cliente si impegna si d’ora a manlevare e tenere indenne GSP da qualsiasi conseguenza pregiudizievole che possa derivarle a seguito di pretese di Terzi per l’effetto dell’esecuzione dei Servizi.
Il Cliente inoltre è responsabile delle conseguenze derivanti dall’omessa comunicazione a GSP della nomina del Responsabile della Conservazione e della mancata redazione del Manuale di conservazione.
7. RESPONSABILITÀ ED OBBLIGHI DI GSP
GSP è responsabile del servizio di conservazione digitale dei documenti del Cliente allo scopo di assicurare, dalla presa in carico e fino all’eventuale cancellazione, la loro conservazione a norma, garantendone, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Il Sistema di conservazione di GSP è in grado di esibire tutti i documenti informatici in esso conservati in qualsiasi momento del periodo di conservazione e per l’intera durata del contratto; a tal fine, GSP ha adottato procedure adeguate a soddisfare, senza ritardi, le richieste di accesso, esibizione o consegna dei documenti conservati.
Oltre alla restituzione dei documenti informatici trasferiti e conservati presso GSP, viene garantita anche la restituzione delle relative evidenze informatiche che comprovano la corretta conservazione degli stessi, fornendo gli elementi necessari per valutare la loro autenticità e validità giuridica.
La conservazione dei pacchetti di archiviazione (PdA) viene effettuata da GSP utilizzando un gruppo di server interconnessi tra loro, distribuiti geograficamente sul territorio nazionale e certificati ISO 27001,
Ai Server sono applicate adeguate policy di sicurezza e procedure di disaster recovery, che contemplano la duplicazione sincrona e la ridondanza di documenti e dati, e assicurano la continuità del Servizio garantendo l’accessibilità, l’integrità, l’affidabilità e la leggibilità nel tempo di tutti gli oggetti e dati posti in conservazione.
I log prodotti dal sistema vengono archiviati in formato digitale al fine di assicurarne la reperibilità nel tempo.
Resta inteso che non rientra fra i servizi oggetto del presente accordo, la conservazione di documenti analogici unici, per i quali sia necessaria la sottoscrizione con firma digitale di un pubblico ufficiale ai fini del completamento della procedura di conservazione.
GSP eseguirà, attraverso i propri incaricati, tutte le attività e le funzioni inerenti al processo di conservazione, in conformità a quanto stabilito nel contratto e nel Manuale di Conservazione.
8. LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ DI GSP
Fatti salvi i casi di dolo o colpa grave, GSP sarà responsabile nei confronti del Cliente esclusivamente per i danni connessi all’esecuzione del Servizio, in ogni caso, il risarcimento dei danni sarà commisurato alla quota parte di Servizio per cui si è verificata la mancata fruizione e non potrà in alcun modo eccedere il prezzo previsto contrattualmente per il servizio.
GSP non sarà responsabile per la mancata o non corretta esecuzione dei servizi in tutti i casi in cui il mancato o non corretto adempimento sia dovuto a cause ad essa non imputabili, quali, a titolo meramente esemplificativo: caso fortuito, forza maggiore, calamità naturali, eventi bellici, furti, interventi dell’autorità.
GSP non assume inoltre alcuna responsabilità:
- Per il funzionamento e la sicurezza dei dispositivi Hardware e Software utilizzati dal Cliente, per il regolare funzionamento di linee elettriche, telefoniche nazionali e/o internazionali;
- Per la mancata attivazione del Servizio dovuta a mancato adeguamento dei sistemi informativi ed applicativi del Cliente stesso;
- Per la mancata comunicazione del Responsabile della Conservazione e per la mancata redazione del Manuale di conservazione da parte del Titolare/Cliente;
- Per ritardi, malfunzionamenti e interruzioni del Servizio causati da insufficiente adeguamento dei sistemi informativi ed applicativi del Cliente, comunicazione errata, incompleta o non veritiera da parte del Cliente dei dati necessari per l’esecuzione del Servizio, presenza di virus o errori nei documenti elettronici o file in generale consegnati dal Cliente a GSP per l’esecuzione del Servizio;
- Per errato utilizzo del Servizio da parte del Cliente o malfunzionamento delle attrezzature hardware e/o software (Server, Personal Computer, Terminali, Devices, Browser, etc.) utilizzate dal medesimo per la consultazione dei documenti;
GSP è esonerato da ogni potere di controllo o di vigilanza sul contenuto dei documenti oggetto di conservazione digitale e non assume nessuna responsabilità riguardo al loro contenuto illecito o contrario alla morale o all’ordine pubblico, non sussistendo alcun obbligo di cancellazione in capo a GSP in merito al contenuto dei documenti stessi.
9. RUOLI
Ai fini del Servizio si individuano i seguenti ruoli:
- Titolare dell’oggetto della conservazione;
- Produttore dei PdV;
- Utente abilitato;
- Responsabile della Conservazione
- Responsabile del Servizio di Conservazione (Conservatore)
10. NOMINA DI GSP A RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
Come definito nelle regole di attuazione DPCM del 3 Dicembre 2013 e dalle linee Guida Agid è previsto che l’attività di conservazione possa essere esternalizzata attraverso un contratto di outsourcing. I compiti e le responsabilità sono definiti nel Contratto, nelle Condizioni Generali di Contratto e nel Manuale della Conservazione.
Il Cliente nomina GSP Responsabile del Servizio di Conservazione, delegandolo quindi allo svolgimento di tutte le attività previste ai sensi del DPCM del 3 Dicembre 2013 e s.m.i. per la conservazione dei propri documenti digitali, in ottemperanza a quanto indicato nel Manuale della Conservazione.
La delega a Responsabile del Servizio di Conservazione avrà la stessa durata del Contratto.
A carico di GSP non è posto alcun obbligo di:
- elaborare i documenti informatici versati in conservazione al fine di estrarre i relativi metadati che, pertanto, dovranno essere forniti e associati ai rispettivi documenti esclusivamente a cura e carico del Cliente;
- verificare la correttezza dei metadati inseriti dal Cliente.
Ai fini dell’esecuzione del Servizio, GSP nella persona del Dirigente Responsabile Preposto espleterà tutte le funzioni inerenti al processo di Conservazione dei documenti digitali, ed in particolare, i processi di apposizione di firme digitali e marche temporali (qualora previste dalla normativa), essendo dotato di un certificato qualificato emesso secondo la normativa vigente in tema di firma digitale. Tale certificato è utilizzato nel processo di certificazione dei lotti di documenti da conservare, in conformità alle disposizioni AGID. Il Dirigente Responsabile Preposto per la parte operativa delle attività, si avvale a sua volta di personale appartenente alla struttura di Gestione Applicativa.
GSP si riserva, a proprio insindacabile giudizio, di sostituire il Responsabile del Servizio di Conservazione.
11. CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI CONSERVATI
I documenti conservati saranno consultabili dal Cliente tramite apposito Portale gestito da GSP, protetto mediante protocollo HTTPS, che rispecchierà in pieno l’organizzazione della struttura dei supporti utilizzati per la conservazione.
Il portale garantirà una rapida e semplice ricerca e consultazione dei documenti da parte del Cliente che potrà accedere utilizzando le credenziali fornite da GSP.
Attraverso il Portale, il Cliente potrà verificare in ogni momento lo stato di ogni singolo documento inviato in conservazione, visualizzarne il contenuto, estrarne copia e/o richiedere il duplicato digitale.
12. SERVICE LEVEL AGREEMENT
Tempi massimi per la messa in conservazione: cinque (5) giorni lavorativi per tutte le classi documentali previste, dal momento della presa in carico dei documenti, salvo quando diversamente disposto dalla normativa vigente o dalle condizioni indicate in fase di contratto.
13. MODIFICHE DEL CONTRATTO
GSP si riserva la facoltà di variare unilateralmente le condizioni contrattuali e /o economiche, fermo restando l’osservanza della normativa vigente e delle disposizioni impartite dalle autorità competenti.
In tali ipotesi il cliente verrà informato delle intervenute modifiche a mezzo pec e/o pubblicazione di avviso di variazione nella propria area riservata.
La modifica delle condizioni di natura economica si considererà tacitamente accettata, salvo espressa manifestazione della volontà di non accettazione.
14. SOSPENSIONE DEL SERVIZIO
Fermi restando gli obblighi di legge, GSP potrà sospendere temporaneamente il Servizio per procedere alla manutenzione di impianti e altre apparecchiature necessarie all’esecuzione del Servizio, informandone il Cliente tramite avviso pubblicato sul sito Internet www.gspnet.it con un preavviso di 1 (uno) giorno. In ogni ipotesi di interruzione del servizio, dovuto a causa di forza maggiore, GSP s’impegna a garantire il ripristino del servizio entro e non oltre 24H. GSP potrà sospendere il Servizio anche in caso di violazione da parte del Cliente degli obblighi posti a suo carico, dandone comunicazione allo stesso tramite pec fatta salva ogni eventuale azione di rivalsa nei riguardi del responsabile delle violazioni.
15. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
a) Le parti si obbligano a trattare i reciproci dati personali, nonché quelli relativi ad eventuali collaboratori e/o dipendenti di cui si avvalgono o che operino all’interno delle rispettive strutture, al solo fine di dar corso agli obblighi derivanti dall’accettazione del Contratto e per le finalità a ciò connesse e strumentali. Il trattamento e la conservazione dei dati personali saranno effettuati con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza. Al riguardo, ciascuna parte dichiara di essere stata adeguatamente e dettagliatamente informata dall’altra circa le finalità, le modalità del trattamento dei dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione.
b) Rimane inteso che Gestione Servizi Privati è titolare del trattamento dei dati personali del Cliente, forniti dal Responsabile della conservazione/Cliente e di cui quest’ultimo è l’ “interessato” ai sensi dell’art. 4, n. 1), del Regolamento UE n. 679/2016 (“Regolamento”), ed informa lo stesso, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 del Regolamento, che i predetti dati personali saranno trattati, con l’ausilio di archivi cartacei e di strumenti informatici idonei a garantire la massima sicurezza e riservatezza, per le finalità e nelle modalità illustrate nell’Informativa “Privacy” di cui l’interessato dichiara di aver preso visione e di accettare.
c) GSP è tenuta a: consentire agli interessati l’esercizio dei diritti di accesso e di controllo di cui all’art. 7 del Regolamento EU 679/2016, nei limiti in cui tale diritto è loro riconosciuto dalla legge; adottare misure di sicurezza rivolte a prevenire e/o evitare la comunicazione o diffusione illecita dei dati personali, il rischio di distruzione o perdita, anche accidentale, degli stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non autorizzato o non conforme alle finalità della raccolta, e, in particolare, ad applicare le misure di sicurezza minime per il trattamento dei dati personali dettate dal Regolamento EU 679/2016; conservare i dati personali, a disposizione del titolare, per sei (6) mesi dalla cessazione dell’attività di assistenza o manutenzione, provvedendo, alla scadenza, alla loro distruzione.
d) Le parti possono esercitare il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione attraverso i mezzi di notifica stabiliti dalle parti.
e) Ai sensi del punto 4.10 delle Linee Guida, GSP, quale soggetto esterno cui il Responsabile della conservazione, in nome e per conto del Titolare, affida il servizio di conservazione, assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati personali di cui il Responsabile della Conservazione è “titolare del trattamento” ai sensi dell’art. 4, n. 7), del Regolamento, ovvero assume il ruolo di sub-responsabile, nel caso in cui il Responsabile della conservazione sia a sua volta “responsabile del trattamento” ai sensi dell’art. 4, n. 8, del Regolamento. In particolare, il Responsabile della Conservazione affida a GSP l’esecuzione delle seguenti operazioni di trattamento, da effettuarsi con l'ausilio di strumenti elettronici e negli specifici limiti previsti dalle Linee Guida e dal Contratto: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, selezione, estrazione, interconnessione, comunicazione, cancellazione e (eventuale) distruzione di dati. Il Responsabile della conservazione, pertanto, garantisce di fondare il trattamento dei suddetti dati personali (e la relativa delega in favore di GSP) su idonea base giuridica, ai sensi dell’art. 6 del Regolamento, presentandosi quali autonomo titolare del trattamento o quale responsabile a sua volta legittimamente incaricato. Il Responsabile della conservazione, pertanto, nomina GSP quale responsabile o sub responsabile del trattamento dei dati (il “Responsabile”: si precisa che, per semplicità, viene utilizzata questa locuzione tanto nel caso in cui GSP sia responsabile del trattamento, quanto nel caso in cui sia sub responsabile ) assumendo tutti gli obblighi e le responsabilità connesse e manlevando GSP da ogni pretesa eventualmente proveniente da terzi in riferimento alle operazioni di trattamento messe in atto da GSP, in virtù dell’incarico conferitole con il presente atto. La natura stessa del Servizio implica che le uniche istruzioni che il Responsabile riceverà saranno quelle previste dal Contratto, dai suoi Allegati e dalla normativa in materia di conservazione dei documenti informatici.
Alla luce di quanto sopra, GSP si impegna a: - adottare le misure di sicurezza previste dalla normativa applicabile, ivi comprese quelle di cui all’art. 32 del Regolamento (UE) 679/2016; - rispettare gli obblighi posti in capo al responsabile (o sub-responsabile) del trattamento dall’art. 28 del Regolamento (UE) 679/2016; - assistere il Responsabile della conservazione (o, ove necessario o richiesto, il Titolare) nell'adempimento degli obblighi derivanti dal Regolamento (UE) 679/2016, nei limiti degli impegni assunti ai sensi del Contratto, al fine di garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del Regolamento (UE) 2016/679, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del Responsabile; - con particolare riferimento agli obblighi in materia di notificazione dei dati personali ex artt. 33 e 34 del Regolamento; informare il Responsabile della conservazione (o, ove necessario o richiesto, il Titolare) della eventuale violazione di dati personali senza ingiustificato ritardo, dopo essere venuto a conoscenza della violazione stessa; - delegare singole operazioni di trattamento a eventuali società terze, debitamente designate per iscritto quali sub-responsabili del trattamento e istruite in modo da assumere i medesimi obblighi assunti da GSP in virtù della presente nomina rispetto alla tutela dei dati personali; - incaricare per iscritto le persone che tratteranno dati personali per conto del Responsabile della conservazione, autorizzando le stesse allo svolgimento delle sole operazioni di trattamento strettamente necessarie alla corretta erogazione del Servizio, con impegno alla riservatezza e indicazione di ogni istruzione necessaria all’esecuzione di un trattamento conforme al D.L.vo 196/2003 e al Regolamento (EU) 679/2016; - dar seguito a richieste o provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali o altra autorità competente in relazione al trattamento dei dati cui GSP è preposta; - effettuare le operazioni di cancellazione dei dati, quando richieste dal Responsabile della conservazione o direttamente dal Titolare nel corso dell’efficacia del Contratto e nei termini stabiliti nel Contratto; - cancellare e/o restituire - a scelta del Responsabile della conservazione, o direttamente del Titolare - i dati oggetto di trattamento alla cessazione del Contratto, salvi gli obblighi di conservazione dei dati personali eventualmente derivanti dal diritto dell'Unione o degli Stati membri; - non comunicare a terzi i dati personali oggetto di trattamento. Nel caso in cui il Responsabile della conservazione (o direttamente il Titolare) manifesti per iscritto necessità tali da richiedere un trattamento diverso rispetto a quello di cui al Contratto, previa valutazione relativa alla compliance normativa della richiesta del Responsabile della conservazione/Titolare, GSP informerà per iscritto il Responsabile della conservazione/Titolare/Cliente circa la percorribilità della soluzione richiesta e i relativi costi, mediante specifica offerta, eventualmente rivalutando altresì l’inquadramento da conferire al rapporto, anche ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679. Il Responsabile della conservazione, in qualità di titolare o responsabile del trattamento, prende atto e accetta che GSP è autorizzata ad avvalersi di ARUBA, quale Sub-Responsabile del trattamento per l’espletamento dei Servizi di storage dei dati in cloud. Il Responsabile informa il Responsabile della conservazione che lo storage dei dati in cloud presso ARUBA si svolge su server localizzati in Italia.
16. VINCOLO DI RISERVATEZZA
Le parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni e dati di cui verranno a conoscenza nel corso del rapporto di collaborazione, a non divulgarli, diffonderli o comunicarli a terzi, anche parzialmente, e a custodirli in modo appropriato.
17. RISOLUZIONE
Il mancato adempimento anche di uno soltanto degli obblighi del Cliente previsti nelle presenti Condizioni Generali di Contratto, (come indicato agli art. 5, 6, 8, 18 e 19) costituisce inadempimento essenziale ai sensi e per gli effetti dell’art. 1455 c.c. e da facoltà a GSP di risolvere contratto. La risoluzione opererà di diritto al semplice ricevimento da parte del Cliente di una comunicazione, anche a mezzo pec, contenente la contestazione dell’inadempimento e l’intendimento di avvalersi della risoluzione stessa.
A far data dalla risoluzione del contratto, il servizio sarà disattivato senza alcun preavviso. In tal caso, il Cliente prende atto e accetta che:
- I corrispettivi già versati dal medesimo rimarranno definitivamente acquisiti da GSP
- GSP avrà la facoltà di esigere a titolo di penale un importo massimo pari al totale dei corrispettivi contrattualmente previsti e ancora dovuti fino alla naturale scadenza del contratto, sempre fatto salvo il diritto al risarcimento del maggior danno subito.
18. CESSIONE DEL CONTRATTO
Il Cliente autorizza espressamente sin d’ora GSP a cedere in qualsiasi momento il presente Contratto a terzi, anche per effetto di cessione dell’Azienda o di ramo d’Azienda, senza che il Cliente possa opporre ragioni. In caso di cessione GSP ne darà comunque comunicazione scritta al Cliente ed il rapporto proseguirà senza soluzione di continuità tra il Cliente e il nuovo Contraente Cessionario.
Per contro il Cliente non potrà cedere a terzi il presente contratto, in tutto o in parte, senza la preventiva autorizzazione scritta di GSP.
In caso di accettazione di GSP alla cessione richiesta dal Cliente, quest’ultimo si costituirà in via automatica fideiussore, restando coobbligato in solido con il Contraente Cessionario per l’esatto adempimento di tutte le obbligazioni assunte per effetto del presente contratto.
19. RESTITUZIONE DEI DOCUMENTI
In caso di cessazione del contratto, GSP consentirà al Cliente di recuperare i propri documenti e dati entro e non oltre 60 giorni dalla data cessazione. I documenti informatici dovranno essere prelevati dal Cliente, non incombe quindi alcun obbligo di GSP di provvedere alla materiale restituzione dei documenti conservati.
L’insieme di documenti e dati del Cliente potrà essere reso disponibile utilizzando un supporto adeguato alle dimensioni dell’archivio. GSP, ricevuta la richiesta del Cliente tramite il Portale, provvederà a sottoporre preventivo per il servizio richiesto, provvedendo al rilascio dei documenti entro 30 giorni, salvo quando diversamente indicato nel preventivo e previa accettazione dello stesso.
La restituzione dei documenti potrà avvenire con le seguenti modalità:
- File compressi in formato file.sevenzip (open source), crittografati in modalità AES a 128 bit e protetti da password.
- DVD “Digital Versatile Disk”, supporto fisico anonimo, senza riferimenti a contenuto, crittografato in modalità AES a 128 bit, protetto da password e consegnato da personale autorizzato da GSP
- Servizio FTPS “File Transfer Protocol Secure”
- via PEC
Il Cliente, entro 10 giorni lavorativi successivi alla consegna del/dei supporto/i digitale/i, avrà l’onere di verificare la leggibilità del contenuto. Il materiale consegnato si intenderà pertanto a tutti gli effetti corretto e completo, salvo diversa comunicazione trasmessa da parte del cliente tramite la sessione Assistenza disponibile nel Portale (Ticket) o con lettera raccomandata a/r.
Decorso il termine di 60 giorni dalla data di cessazione del contratto, ovvero decorsi 10 giorni dalla consegna dei dati, in assenza di alcuna specifica richiesta pervenuta dal Cliente, GSP potrà eliminare tutti i documenti e dati versati in conservazione, provvedendo altresì alla disattivazione dell’account relativo al portale web come illustrato nel Manuale della Conservazione, e non avrà più alcuna responsabilità in merito alla conservazione dei dati del Cliente.
20. CESSAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
Come previsto dall’art 37 del C.A.D., in caso di cessazione da parte di GSP dell’attività di conservazione digitale e di conseguenza dei rapporti con i Clienti, l’azienda entro 60 giorni dalla chiusura, è tenuta ad effettuare una comunicazione all’Agid e ai diretti interessati tramite PEC.
I documenti saranno resi gratuitamente disponibili on line. Nella comunicazione al Cliente saranno specificate le modalità ed i tempi di rilascio dei documenti, che saranno commisurati alla mole di dati memorizzati, verrà inoltre richiesta l’indicazione del tipo di supporto scelto e sottoposto preventivo da approvare, che conterrà al tempo stesso l’autorizzazione alla cancellazione definitiva dei dati del Cliente. La valutazione di massima dei tempi di rilascio viene effettuata nel corso delle riunioni periodiche di valutazione della Capability del sistema, regolarmente verbalizzate.
La restituzione dei documenti ai Clienti avverrà nelle modalità e alle condizioni di cui al precedente articolo (Restituzione Documenti).
21. FORO COMPETENTE
Il presente contratto è soggetto alla legge italiana. Per quanto qui non espressamente previsto si applicano le norme di legge e regolamenti vigenti in materia. Per le controversie che dovessero insorgere tra le parti in relazione al presente contratto, competente a giudicare sarà esclusivamente il Foro di Roma.